22 października br., odbyły się kwalifikacje do tegorocznego finału Digital Excellence Awards, które były częścią tegorocznej edycji organizowanej na całym świecie imprezy Digital Excellence Awards. Pod wieloma względami była to taka sama impreza jak w poprzednich latach, choć jednocześnie zupełnie inna. Taka sama, bo jak zwykle przygotowana na bardzo wysokim poziomie merytorycznym, a zupełnie inna, bo odbywała się w przestrzeni wirtualnej. Wczorajszy event to także bardzo dobry przykład tego, jak powinna wyglądać nowoczesna konferencja online.
Organizatorem Digital Excellence Awards na całym świecie jest CIONET, którego polska strona znajduje się tu: CIONET POLAND. Jako Top Rental mieliśmy okazję pomagać w organizacji minionych gal, jak choćby w 2018 roku (krótką fotorelacje można zobaczyć tu: Digital Excellence Awards 2018). Tegoroczna edycja, ze względu na epidemię i obostrzenia sanitarne związane z COVID-19, w całości została zorganizowana online. Ale nie była to typowa formuła “konferencji w sieci” do jakiej zdążyliśmy się już przyzwyczaić.
Większość z nas przyzwyczaiła się już, że konferencje i eventy on-line to po prostu streaming, który można oglądać na swoim ekranie komputera lub innego urządzenia. Jak to wygląda w praktyce? Organizator prowadzi szkolenie lub konferencje ze studia (jednego lub wielu, jeżeli mamy do czynienia z wieloma prelegentami), a następnie obraz jest na żywo pokazywany (streamowany) za pośrednictwem jednej z wielu platform (np. Vimeo, YouTube itp.). Dostęp do takich wydarzeń przyznawany jest mniejszej lub większej liczbie osób.
Wczorajsza konferencja Digital Excellence Awards, której szczegółowa agenda znajduje się tu, miała zupełnie inną postać. Priorytetem organizatorów było zrealizowanie konferencji on-line, ale w prawdziwie interakcyjnej formule, której każdy uczestnik mógł zabrać głos, zadać pytanie i nawiązać dialog. I to się udało!
Konferencja prowadzona była z warszawskiego showroomu Samsunga. Jest to w pełni nowoczesne, częściowo wyposażone miejsce, które umożliwia szybką aranżację i montaż dodatkowego, niezbędnego do realizacji wydarzenia sprzętu IT. Poniżej kilka zdjęć, jak to wyglądało z tzw. offu.
Jak powinna wyglądać nowoczesna konferencja online?
Tegoroczna edycja Digital Excellence Awards przygotowana były w oparciu o Zooma i z wykorzystaniem tzw. breakout rooms. Najpierw odbyła się część ogólna prowadzona ze studia przez gospodarzy wydarzenia. Potem głos mieli prelegenci, z których każdy prowadził swoją prezentację, a następnie całość została podzielona na równoległe, niezależnie prowadzone sesje grupowe. W całej konferencji wzięło udział około 150 osób: goście, prelegenci i finaliści, jury oraz dziennikarze. Wyjątkowe było to, że przez cały czas wszyscy uczestnicy byli nie tylko “biernymi uczestnikami” oglądającymi przekaz, ale mogli brać czynny udział: zadawać pytania i brać udział w dyskusjach, przy pełnym zachowaniu i wizji, i dźwięku.
Z naszej strony, czyli jako Top Rental, zapewniliśmy:
- montaż/demontaż oraz konfigurację całości sprzętu przy współpracy z osobami z teamu Samsunga,
- realizację transmisji live, według ww. rozwiązania,
- pełne wsparcie techniczne podczas realizacji (kamera, światło, nagłośnienie),
- rejestrację transmisji wideo,
- oraz transport sprzętu.
Całość była realizowana z nowoczesnego showroomu firmy Samsung, częściowo przygotowany pod tego typu wydarzenia. Z naszej strony dostarczyliśmy dodatkowo:
- media serwer wraz z oprogramowaniem i osprzętem do realizacji transmisji live,
- kamerę profesjonalną + statyw do ujęcia statycznego prowadzących i ekranu LED,
- oświetlenie studyjne,
- mikser audio + okablowanie i przyłączenia,
- mikrofony nagłowne,
- odsłuchy dla prowadzących,
- mikser wideo do realizacji wizji na ścianie LED
- laptopy multimedialne do realizacji wizji, timera, prezentacji, belek na ekran,
- oraz m.in. okablowanie sygnałowe, splittery obrazu, konwertery sygnału wideo.
Organizacja konferencji online w strefie czerwonej
Rok 2020 to dla całej branży eventowej oraz jej klientów bardzo trudny czas i prawdziwe wyzwanie. Zdecydowana większość zaplanowanych na ten rok imprez została odwołana, a pozostałe realizowane były i są albo w modelu hybrydowym, albo tylko on-line. Dla nas, jako firmy specjalizującej się w technicznej obsłudze i organizacji imprez, to także olbrzymie wyzwanie, aby nasze doświadczenie i usługi przenieść w zupełnie inny wymiar. Dlatego poszerzamy zakres usług i uruchomiliśmy nową stronę – www.zrealizujonline.toprental.pl -, gdzie tłumaczymy jak wygląda realizacja webinarów, konferencji, spotkań i targów w przestrzeni on-line oraz w modelu hybrydowym, niezależnie od tego, czy Twoja firma znajduje się w strefie żółtej, czy w strefie czerwonej.
Zobacz także: Wynajem sprzętu IT Wynajem komputerów Wypożyczenie laptopa
